Professioneller Empfang und die Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und Behördenvertretern
Selbstständige und proaktive Bearbeitung der gesamten Korrespondenz (Eingangs- und Ausgangspost, E-Mails)
Koordination und Verwaltung von Terminen, Konferenzräumen sowie die Organisation von Dienstreisen
Erstellung und formvollendete Gestaltung von Korrespondenz, Protokollen, Berichten und Präsentationen
Strukturierte Pflege und Organisation digitaler und physischer Ablagesysteme sowie des Dokumentenmanagements
Schnittstellenfunktion und erste Anlaufstelle für die Geschäftsführung und externe Partner
Kompetente kaufmännische Unterstützung:
Vorbereitung, sorgfältige Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen unter Sicherstellung der sachlichen Richtigkeit
Erstellung von Ausgangsrechnungen und Angeboten in enger Abstimmung mit der Projektleitung
Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung und die Kommunikation mit unserem Steuerberater
Pflege von Stammdaten, Lieferantenakten und vertraglichen Unterlagen
Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen sowie die Fristenkontrolle
Mitarbeit bei der Erstellung von Kostenauswertungen, Monatsübersichten und internen Reports
Ihr Profil
Erforderlich:
Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokaufmann / Bürokauffrau, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann / Industriekauffrau oder eine vergleichbare Qualifikation
Sicherer und routinierter Umgang mit den MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (verhandlungssicher)
Ausgeprägte Organisationsstärke und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig strukturiert zu priorisieren
Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Professionelles und freundliches Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
Eigeninitiative und die Bereitschaft, Prozesse aktiv mitzugestalten und zu verbessern
Teamfähigkeit gepaart mit der Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
Ein sorgfältiger, zahlenaffiner Arbeitsstil, insbesondere bei der Rechnungsprüfung und Abrechnung
Wünschenswert:
Berufserfahrung im Assistenz- oder kaufmännischen Bereich, idealerweise in einem Dienstleistungs- oder Beratungsunternehmen
Kenntnisse in gängiger Buchhaltungs- oder ERP-Software (z. B. DATEV, Lexware oder ähnlich)
Weiterbildungen im Bereich Buchhaltung, Controlling oder Sekretariatsmanagement
Kenntnisse in MS Teams und SharePoint
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Warum wir?
Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Gestaltungsspielraum sowie individuelle Förderung und Karriereentwicklung
Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten im Rahmen unseres Karriereprogramms
Kollaboratives und motiviertes Team - standortübergreifende Zusammenarbeit, regelmäßige Teamevents und After-Work-Aktivitäten
Agiles und digitalisiertes Arbeiten in einem modernen, innovationsorientierten Umfeld
Exklusive Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits bei bekannten Marken aus Mode, Reisen, Freizeit, Wohnen u. v. m.
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